Liebe Mitglieder vor allem der Vorstände aus Vereinen und Arbeitsgemeinschaften,

vor rund einem Monat ist die neue Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO in Kraft getreten.

Den ausführlichen Gesetzestext finden Sie hier:

https://dsgvo-gesetz.de/bdsg/

Der BDPh Vorstand hat seinen Vereinen im BDPh-Newsletter 4/2018 zusammenfassend die für Vereine wesentlichsten Verpflichtungen mitgeteilt:


Wen betrifft die Verordnung?

Im Bereich der Philatelie sind alle Vereine, ArGen und Verbände betroffen (nachfolgend Verein genannt).

In jedem Verein sind verbindliche Richtlinien zu treffen und Dokumentationen vorzunehmen, wie bei der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe der personenbezogenen Daten zu verfahren ist.

Was ist zukünftig nach der DSGVO zu beachten?

(1) Eine Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich verboten. Sie ist nur zulässig, wenn es vorher per Gesetz, Satzung oder durch eine Einwilligungserklärung der betroffenen Person erlaubt wurde.

(2) Die Vereinsmitglieder müssen der einer Speicherung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten beim Verein einwilligen

(3) Der Verein ist in der Pflicht die jeweilige Einwilligung der betroffenen Person nachzuweisen.

(4) Jedes Vereinsmitglied hat ein Recht auf Auskunft über seine eigenen beim Verein gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten.

(5) Jedes Vereinsmitglied kann sich kostenlos eine Kopie seiner Daten zusenden lassen.

(6) Jedes Vereinsmitglied kann eine Berichtigung, Löschung sowie Einschränkung bei der Verarbeitung von seinen Daten verlangen.

(7) Alle personenbezogenen Daten dürfen vom Verein nicht an Dritte innerhalb (Vereinsmitglieder) oder außerhalb (andere Vereine, Verbände, Firmen, Behörden) des Vereins weitergeben, wenn die Einwilligung des Mitglieds dazu nicht vorliegt. Entsprechende in dieser Form sollten mit dem Verweis auf die DSGVO zu unterbleiben.

(8) Sofern dem Verein hierfür keine ausdrückliche Einwilligung des Mitgliedes vorliegt, kann ausschließlich das Mitglied entscheiden, ob und welche Daten weitergegeben werden dürfen.

(9) Ehemalige Mitglieder dürfen nun angeschrieben werden, wenn vorher eine Einwilligung eingeholt wurde.

(10) Die Änderungen durch die DSGVO sollten, sofern noch nicht erfolgt, in der nächsten Mitgliederversammlung besprochen werden bzw. kann in der Vereinszeitschrift über die DSGVO berichtet werden. Zudem sollte eine Belehrung der Mitglieder bzw. Vorstandsmitglieder erfolgen.

(11) Bei Gruppen-Mails an alle Mitglieder sind die Mail-Adressen immer auf bcc (Blind copy) zu setzen.

(12) Der Vorsitzende bzw. Vorstand des Vereins ist für die Einhaltung des Datenschutzes nach der DSGVO zuständig bzw. für deren Umsetzung verantwortlich.

(13) Wenn Daten durch Dritte verarbeitet werden, müssen Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen werden. In Bezug auf Vereine und ArGen betrifft das die übergeordneten Mitgliederverbände und daran anschließend den BDPh, die untereinander derartige Vereinbarungen schließen müssen.

(14) Der Vorstand oder eine von ihm damit beauftragte Person, hat sich um die Erstellung der notwendigen Unterlagen sowie um die Durchsetzung und Einhaltung der Maßnahmen zu kümmern. Verantwortlich bleibt in jedem Fall der Vereinsvorstand.


Interessant wäre zu erfahren, welche Erfahrungen in Vereinen und Arbeitsgemeinschaften mit der Erfassung, Umsetzung, Programmierung und Veröffentlichung sowie den Einverständniserklärungen zur Datenerfassung gemacht wurden. Sind Sie in Ihrem Verein oder Ihrer Arbeitsgemeinschaft allen oben genannten Verpflichtungen in vollem Umfang nachgekommen ? Hatten Sie bereits Ärger mit Ihren Mitgliedern, den überlasteten Behörden, oder Abmahn-Vereinen oder Rechtsanwälten ?

Schöne Grüsse, Richard