Nun gibt es ein paar Fallstricke: das fängt schon mit der Einladung an. Sieht die Satzung eine schriftliche Einladung zur Jahreshauptversammlung vor, so muss der Vorstand auch in den tiefsten Corona-Zeiten die Einladung ausdrucken, kopieren und per Post verschicken. Das ist kein Witz: Einladung zur digitalen Hauptversammlung ist nur in Papierform möglich, es sei denn, die Vereinssatzung sieht eine Einladung auch per Textform oder Email vor.

Das gleiche gilt für das Protokoll: ohne das gute alte Blatt Papier geht es nicht. Also mitschreiben, ausdrucken und per Post um die Unterschriften bitten und zu den Akten nehmen.

Was macht man mit den Mitgliedern, die keinen Internetanschluß haben? Das einfachste, sie treffen sich bei Mitgliedern, die Zugang zum Internet haben. Dabei müssen natürlich Kontaktverbote und andere Vorschriften wie das Abstandsgebot eingehalten werden. Die gute Frage ist, ob eine telefonische Teilnahme möglich ist. Viele Software-Konferenzsysteme stellen Einwahlnummern bereit. Technisch ist das kein Problem, aber rechtlich bleibt die Frage offen, ob das dann noch eine Teilnahme "im Wege der elektronischen Kommunikation" ist.

Die nächste Frage ist die Vertraulichkeit. Im Saal ist es einfach zu kontrollieren, dass nur Vereinsmitglieder an der Versammlung teilnehmen. Wie stelle ich das bei einer virtuellen Versammlung sicher? Ein Hinweis an die Mitglieder kann nichts schaden, aber kontrollieren lässt es sich nicht, zumal viele Mitglieder gar keinen abgetrennten Raum haben und zwangsläufig zufällig anwesende Familienmitglieder mithören.

Abstimmungen: was mache ich, wenn geheime Abstimmung gewünscht ist? Am besten, man organisiert die Abstimmungen schriftlich vor der Jahreshauptversammlung. Dabei muss der Vorstand wie bei der Briefwahl für die Bundestagswahl vorgehen, d.h. Stimmzettel in einen separaten Umschlag, damit bei der Auszählung die Stimmen keiner bestimmten Person zugeordnet werden können.

In der Praxis sehe ich ein Problem bei "gemischten" Veranstaltungen, d.h. ein Teil der Mitglieder ist vor Ort, der übrige zugeschaltet. Hier sollte der Vorstand konsequent sein, und Versammlungen rein virtuell durchführen.

Eine virtuelle Mitgliederversammlung muss mindestens genauso gut vorbereitet sein, wie eine traditionelle Versammlung vor Ort. Denkt daran, dass das Risiko, das brisante Inhalte "mitgeschnitten" zu werden, viel größer ist, und nicht auffällt. Zu guter Letzt kann auch noch die Technik verrückt spielen, vor allem, wenn man sie nicht beherrscht. Wie kann man zum Beispiel Teilnehmer stumm schalten? Das müssen noch nicht einmal die vereinsbekannten Störenfriede sein, die sich am liebsten selbst reden hören. Es reicht schon, wenn ein Fernseher im Hintergrund läuft. Nicht jeder kennt Videokonferenzen aus seinem beruflichen Alltag.

Hier hilft nur eine Übungsstunde mit einem kleinen Kreis an Teilnehmern unter Realbedingungen.